Аналитика CRM систем: как выстроить единый источник правды
Наш клиент — оптовая компания с 3 отделами продаж и 24 менеджерами. Каждый понедельник РОП тратил 4 часа на сбор данных из CRM, Excel и 1С. Цифры у маркетинга, продаж и финансов не сходились. Мы построили единую систему аналитики — и через месяц руководитель принимал решения за 15 минут вместо целого дня. Выручка выросла на 43%.
Проблемы до внедрения
- Данные в разных местах: заявки в CRM, оплаты в 1С, расходы на рекламу в Excel. Собрать полную картину — квест на полдня.
- У всех своя правда: маркетинг считал 150 лидов, продажи видели 120, финансы говорили о 80 оплатах. Кто прав?
- Решения на ощущениях: «кажется, этот менеджер работает хуже» — но данных для подтверждения нет.
- Ретроспектива вместо управления: отчёты показывали, что было месяц назад. Реагировать на проблемы — поздно.
Цели проекта
Мы поставили перед собой следующие задачи:
- Создать единый дашборд, где все видят одинаковые цифры — от менеджера до директора.
- Автоматизировать сбор данных из CRM, 1С, рекламных кабинетов и телефонии.
- Дать руководителю инструмент для ежедневного контроля без ручного сбора данных.
- Настроить алерты: если показатели падают — система сама сигнализирует.
Почему «единый источник правды» меняет всё
Когда у каждого отдела своя версия реальности — бизнес буксует. Маркетинг отчитывается о росте лидов, продажи жалуются на качество, финансы не понимают, почему при таком количестве заявок выручка не растёт. Единый источник данных убирает споры и показывает реальную картину.
1. Одна версия правды
Директор, РОП и маркетолог смотрят на одни и те же цифры. Нет споров «а у меня в табличке по-другому». Все решения — на основе фактов.
2. Данные в реальном времени
Не ждать конца месяца для понимания ситуации. Видеть проблему в тот же день и реагировать, пока она не стала катастрофой.
3. Прозрачность для команды
Менеджеры видят свои показатели и понимают, как их оценивают. Мотивация растёт, когда правила игры понятны.
4. Быстрые решения
Вместо «давайте соберём данные и обсудим на следующей неделе» — решение принимается здесь и сейчас, глядя на дашборд.
Техническое решение: CRM + BI + автоматизация
Мы объединили данные из всех источников в единое хранилище и построили систему дашбордов. Данные обновляются автоматически, отчёты формируются без участия людей, алерты уходят в Telegram при отклонениях.
Архитектура системы
- Сбор данных: n8n забирает данные из CRM, 1С, рекламных кабинетов и телефонии каждые 15 минут.
- Хранилище: все данные попадают в PostgreSQL, где очищаются и связываются между собой.
- Расчёт метрик: автоматически считаются конверсии, средний чек, LTV, ROMI и другие показатели.
- Визуализация: Яндекс DataLens строит дашборды с нужной детализацией для каждой роли.
- Алерты: при отклонении от нормы бот отправляет уведомление ответственному.
4 уровня аналитики
Уровень 1: Дашборд директора
Что видит: ключевые показатели бизнеса на одном экране. Выручка, маржа, количество сделок, ROMI, динамика по сравнению с прошлым периодом. Никаких деталей — только то, что влияет на принятие стратегических решений.
Особенность: данные обновляются каждые 15 минут. Утром директор открывает дашборд и за 5 минут понимает состояние бизнеса. Если что-то не так — проваливается глубже или сразу звонит РОПу.
Уровень 2: Дашборд РОПа
Что видит: воронка продаж, показатели каждого менеджера, конверсии между этапами, скорость обработки, просроченные задачи. Видно, кто тянет команду, а кто отстаёт. Где застревают сделки и почему.
Результат: РОП не тратит время на сбор данных из CRM вручную. Всё уже посчитано и визуализировано. Освободившееся время — на работу с командой и закрытие сложных сделок.
Уровень 3: Дашборд маркетинга
Что видит: стоимость лида по каждому каналу, конверсия в продажу (а не просто в заявку), ROMI, качество трафика. Маркетолог понимает, какие кампании приносят деньги, а не просто клики.
Особенность: данные связаны с CRM — видна не только заявка, но и её путь до оплаты. Можно оптимизировать рекламу по реальной выручке, а не по количеству лидов.
Уровень 4: Система алертов
Как работает: система мониторит ключевые показатели и сравнивает с нормой. Если конверсия упала, менеджер не звонит 2 дня, рекламный бюджет закончился — ответственный получает уведомление в Telegram.
Сценарии: падение конверсии более чем на 20%, просроченные сделки, нулевая активность менеджера, превышение бюджета на рекламу, отсутствие новых лидов более 4 часов.
Процесс внедрения
Внедрение занимает 2-4 недели в зависимости от количества источников данных и сложности бизнес-процессов.
Аудит данных
Выявляем все источники данных, проверяем качество, находим расхождения
Проектирование модели
Определяем метрики, связи между данными, уровни доступа
Настройка интеграций
Подключаем CRM, 1С, рекламу, телефонию к единому хранилищу
Создание дашбордов
Строим отчёты под каждую роль, настраиваем алерты, обучаем команду
Результаты внедрения
После запуска системы аналитики мы получили следующие результаты за 2 месяца:
Сравнение до и после
| Метрика | До внедрения | После внедрения |
|---|---|---|
| Время на сбор данных для отчёта | 4 часа | 0 минут (автоматически) |
| Расхождение данных между отделами | 20-40% | 0% |
| Скорость реакции на проблему | 3-7 дней | В тот же день |
| Решения на основе данных | 30% | 95% |
| Выручка на менеджера | 1,2 млн ₽/мес | 1,72 млн ₽/мес |
Хотите видеть реальную картину бизнеса?
Лайфхаки и рекомендации
— Начните с главного: не пытайтесь сразу построить 50 отчётов. Определите 5-7 ключевых метрик, которые реально влияют на решения. Остальное добавите позже.
— Договоритесь о терминах: что такое «лид»? Заявка с сайта или уже квалифицированный контакт? Пока все не договорились — единого источника правды не будет.
— Назначьте владельца данных: кто-то должен следить за качеством данных в CRM. Если менеджеры не заполняют поля — любая аналитика бесполезна.
— Внедряйте постепенно: сначала директор и РОП, потом маркетинг, потом менеджеры. Так легче получить обратную связь и доработать систему.
— Используйте алерты с умом: слишком много уведомлений — и их начнут игнорировать. Настраивайте только критичные триггеры.
Частые вопросы
Готовы принимать решения на основе данных?
Проведём бесплатный аудит и покажем, как будет выглядеть ваш единый источник правды
Оставить заявку