Проблемы до внедрения
- Неизвестная себестоимость: бухгалтерия считала общую себестоимость за месяц, невозможно было понять прибыльность отдельного заказа.
- Потери на складе: металл списывался по факту закупки, а не по факту использования — перерасход 15-20% терялся в отчетах.
- Непрозрачные накладные расходы: аренда, зарплата администрации, коммунальные платежи распределялись «на глаз» или вообще не учитывались.
- Решения вслепую: директор не понимал, какие клиенты выгодны, какие заказы убыточны, где оптимизировать расходы.
Цели внедрения управленческого учета
Мы поставили перед собой следующие задачи:
- Внедрить учет себестоимости каждого заказа с точностью до рубля.
- Настроить контроль расхода материалов и выявить потери на производстве.
- Распределить накладные расходы между заказами по понятным правилам.
- Создать управленческие отчеты для принятия решений: какие заказы брать, какие клиенты выгодны, где экономить.
Почему CRM + Excel для управленческого учета на производстве
Многие производства ведут учет в 1С или специализированных ERP-системах. Но для малого и среднего бизнеса это часто избыточно: высокая стоимость лицензий, сложная настройка, необходимость штатного программиста.
Преимущества связки amoCRM + Excel + Google Sheets:
- Простота внедрения: не нужно менять учетную систему — используем то, что уже работает.
- Гибкость настройки: Excel и Google Sheets позволяют создать любую форму отчета под специфику бизнеса.
- Автоматизация через n8n: данные автоматически переносятся из CRM в таблицы, расчеты обновляются в реальном времени.
- Стоимость: в 5-10 раз дешевле полноценной ERP-системы, окупается за 2-3 месяца.
Как мы внедрили управленческий учет: 5 этапов
Этап 1: Аудит текущего учета и бизнес-процессов
Что делали: проанализировали, как сейчас ведется учет на производстве. Изучили данные из бухгалтерии, складской учет, производственные отчеты, структуру заказов.
Что выявили: отсутствие учета времени работы на заказ, невозможность списать материалы на конкретный проект, накладные расходы «висели» общей суммой, плановая и фактическая себестоимость не сравнивались.
Этап 2: Настройка учета прямых затрат
Что внедрили: создали карточки заказов в amoCRM с обязательными полями для расчета себестоимости: объем материалов, нормо-часы работы, зарплата сотрудников на проект.
Как работает: при создании заказа менеджер заполняет плановые показатели. Мастер на производстве фиксирует фактические данные: сколько металла использовано, сколько часов затрачено. Данные автоматически переносятся в Google Sheets для расчета.
Этап 3: Распределение накладных расходов
Что сделали: рассчитали все постоянные расходы за месяц: аренда цеха, зарплата администрации, коммунальные платежи, амортизация оборудования, бухгалтерия, реклама.
Правило распределения: накладные расходы распределяются пропорционально нормо-часам работы. Заказ, который занял 100 часов, получает больше накладных расходов, чем заказ на 20 часов.
Этап 4: Автоматизация расчетов и отчетов
Что автоматизировали через n8n: данные из amoCRM автоматически попадают в Google Sheets. Таблица рассчитывает себестоимость каждого заказа, маржинальность, отклонения от плана.
Отчеты в реальном времени: директор видит дашборд с ключевыми метриками: прибыль по заказам, топ-5 самых выгодных клиентов, заказы с убытком, динамика маржинальности, расход материалов.
Этап 5: Обучение команды и контроль качества данных
Как обучали: провели тренинг для менеджеров и мастеров производства: как правильно заполнять поля в CRM, почему важна точность данных, как проверить корректность расчетов.
Контроль качества: настроили автоматические проверки: если заказ закрыт без фактических данных — уведомление руководителю в Telegram. Еженедельный отчет с аномалиями: заказы с маржой ниже 10%, расход материалов выше плана на 20%+.
Процесс внедрения
Аудит и анализ
Изучаем текущий учет, выявляем точки потерь, определяем метрики
Настройка CRM и таблиц
Создаем поля для учета, настраиваем формулы расчета, проектируем отчеты
Автоматизация через n8n
Строим сценарии переноса данных, создаем дашборды, настраиваем алерты
Обучение и запуск
Тренируем команду, запускаем систему на реальных данных, контролируем качество
Результаты внедрения
После внедрения управленческого учета компания получила следующие результаты:
Хотите внедрить управленческий учет?
Что дает управленческий учет собственнику производства
Прозрачность прибыли каждого заказа
Вы видите реальную маржу по каждому клиенту и проекту. Понимаете, какие заказы приносят деньги, а какие работают в убыток. Можете принимать решения на основе данных, а не интуиции.
Контроль расхода материалов
Вы знаете, сколько материалов ушло на конкретный заказ. Видите отклонения от норм, выявляете перерасход и потери. Можете требовать от мастеров объяснений и оптимизировать технологию.
Обоснованное ценообразование
Вы формируете цены на основе реальной себестоимости с учетом всех расходов. Не работаете себе в убыток из-за неправильной оценки. Можете адекватно торговаться с клиентами, зная минимально допустимую цену.
Управление рентабельностью
Вы отслеживаете маржинальность в динамике: по месяцам, по клиентам, по типам продукции. Можете быстро реагировать на падение рентабельности и искать причины. Понимаете, на чем фокусироваться для роста прибыли.
Лайфхаки и рекомендации
— Начинайте с простого: не пытайтесь учесть сразу все расходы до копейки. Начните с прямых затрат (материалы, зарплата рабочих), потом добавьте накладные расходы.
— Делайте учет обязательным: если менеджер или мастер может закрыть заказ без заполнения фактических данных — система не работает. Настройте автоматические напоминания и блокировки.
— Сравнивайте план и факт: самая важная метрика — отклонение фактической себестоимости от плановой. Если факт регулярно больше плана на 30-50% — проблемы в планировании или контроле производства.
— Используйте дашборды: директору не нужны таблицы с тысячами строк. Нужно 5-7 ключевых метрик: маржа за месяц, топ-5 прибыльных заказов, заказы в убытке, перерасход материалов.
— Обновляйте нормы: если технология производства изменилась, обновите плановые нормы расхода материалов и времени. Иначе план и факт всегда будут сильно отличаться.
Частые вопросы
Хотите навести порядок в учете на производстве?
Проведем бесплатный аудит и покажем, где теряются деньги в вашем бизнесе
Оставить заявкуСсылки на исследования
- Deloitte Manufacturing Report (2024) — компании с управленческим учетом на 35% эффективнее контролируют себестоимость.
- PwC Industrial Production Survey (2024) — внедрение управленческого учета повышает маржинальность на 20-30% в течение года.
- McKinsey Operations Report (2024) — производства с прозрачным учетом затрат снижают перерасход материалов на 15-25%.